Technické zadanie na web firmy: ako opísať web so službami

Technické zadanie na web firmy opisuje cieľ webu, štruktúru stránok, funkcie, dizajn, požiadavky na rýchlosť a SEO, obsah, lehoty a postup preberania. Pre web so službami sú kľúčovými časťami zoznam stránok, formuláre dopytov so smerovaním, integrácie s CRM a messengermi a kritériá, podľa ktorých zákazník kontroluje hotovú prácu.

Stručne

• Technické zadanie zafixuje, čo presne sa vytvorí, v akých lehotách a podľa akých kritérií sa práca prevezme.
• Začnite cieľmi a akciami návštevníka (hovor, dopyt, objednanie), a potom prejdite k stránkam a funkciám.
• Štruktúra webu, šablóny stránok, formuláre, integrácie a požiadavky na administráciu sa opisujú konkrétne: každú položku možno overiť.
• SEO požiadavky (adresy, metaúdaje, mapa webu, presmerovania, značkovanie) sa zapisujú pred začiatkom vývoja, lebo po spustení sa zavádzajú ťažšie.
• Kritériá preberania a postup pri zmenách chránia obe strany pred sporom.
• Pre web na šablóne stačí krátky brief, pre zložitý projekt je potrebný podrobnejší dokument.

Čím sa technické zadanie líši od briefu a zmluvy

Brief zbiera východiskové údaje od zákazníka: firmu, cieľovú skupinu, priania, príklady. Technické zadanie ich mení na zoznam požiadaviek na výsledok: čo má byť na webe, ako to funguje a podľa akých znakov sa práca považuje za splnenú. Zmluva zakotvuje rozsah prác, lehoty, cenu a zodpovednosť strán a technické zadanie sa k nej zvyčajne pripája ako súčasť.

Na pevnú cenu a predvídateľné lehoty je potrebný jasný rozsah prác. Technické zadanie umožňuje odsúhlasiť ho vopred, kým absencia opisu plodí spory o tom, čo presne do projektu patrilo.

Z akých častí sa skladá technické zadanie na web so službami

1. Všeobecné informácie. Firma, služby, cieľová skupina, geografia, jazyky webu, konkurenti a príklady webov, ktoré sa páčia.
2. Ciele a ukazovatele. Požadované akcie návštevníkov (dopyt, hovor, objednanie) a spôsob ich merania.
3. Štruktúra webu. Schéma stránok a menu, typy šablón: hlavná stránka, služba, prípadová štúdia, článok, kontakty.
4. Funkcionalita. Formuláre, tlačidlá hovoru a messengerov, kalkulačka, online objednávanie, vyhľadávanie, viacjazyčnosť, blog, banner o cookies.
5. Dizajn. Štýl, referencie, prvky značky, responzívnosť, počet kôl pripomienok a formát odovzdania návrhov.
6. Obsah. Kto pripravuje texty, fotografie a video, v akých lehotách, aký objem sa prenáša zo starého webu.
7. SEO a analytika. Štruktúra adries, šablóny title a description, presmerovania 301, mapa webu, značkovanie, ciele v analytike.
8. Technické požiadavky. Platforma, hosting, certifikát SSL, zálohy, bezpečnosť, rýchlosť, podporované prehliadače a zariadenia.
9. Etapy a lehoty. Postupnosť prác, zodpovední, momenty schvaľovania.
10. Preberanie a podpora. Kritériá preberania, obdobie opráv chýb po spustení, postup pri zmenách.

Ako opísať stránku služby

Šablóna stránky služby sa opisuje raz a potom sa uplatňuje na všetky služby. Šetrí to čas a zabezpečuje jednotnosť webu.

Požiadavky, ktoré možno overiť

Nejasné formulácie plodia spory pri preberaní. Konkrétna požiadavka obsahuje výsledok a spôsob jeho overenia. Nižšie sú príklady formulácií.

Takýto formát umožňuje preberať prácu podľa kontrolného zoznamu a znižuje počet sporov.

Integrácie a administrácia: čo opísať

Práve tieto časti sa najčastejšie ukážu ako nedopísané, hoci od nich závisí každodenná práca webu.

• Kam sa dostávajú dopyty: na e-mail, do CRM, do messengera, a ktoré polia sa prenášajú.
• Ako funguje spätná väzba: automatická odpoveď zákazníkovi, upozornenie manažéra, pripomienka nespracovaného dopytu.
• Aké služby analytiky a reklamy sa pripájajú: počítadlá, ciele, pixel, udalosti.
• Kto má prístup do administrácie a aké roly sú potrebné: administrátor, redaktor, manažér dopytov.
• Čo presne zamestnanci upravujú samostatne: texty, fotografie, služby, ceny, články, kontakty.
• Ako sa ukladajú zálohy a kto zodpovedá za aktualizácie systému.

Kto píše technické zadanie a ako ho schvaľovať

Technické zadanie sa zvyčajne zostavuje spoločne. Zákazník opisuje firmu, ciele, cieľovú skupinu a materiály, zhotoviteľ pomáha sformulovať technickú časť: štruktúru, funkcie, integrácie, požiadavky na SEO a rýchlosť. Potom sa dokument odsúhlasí, zafixuje sa verzia a pripojí sa k zmluve.

1. Zber briefu, príkladov webov a existujúcich materiálov.
2. Koncept dokumentu od zhotoviteľa.
3. Diskusia a upresnenie sporných miest.
4. Schválenie verzie oboma stranami.
5. Práca podľa schválenej verzie; každá nová požiadavka sa opisuje samostatne, odhaduje sa jej čas a cena a odsúhlasí sa písomne.

K hlavnému dokumentu sa pripájajú materiály, ktoré ho dopĺňajú: schéma stránok, návrhy alebo prototyp, texty, zoznam integrácií a tabuľka produktov, ak ide o obchod. Každá verzia má číslo a dátum a zmeny sa zaznamenávajú v denníku. Tak obe strany vidia, na ktorej verzii je zmluva založená.

Skrátený variant pre jednoduché projekty

Pre malý web alebo landing page stačí kompaktná verzia na jednu-dve strany: cieľ a cieľová akcia, zoznam stránok, zoznam blokov pre každú, zdroj obsahu, integrácie, lehoty a kritériá preberania. Hlavné je, aby sa každá položka dala overiť. Čím menší projekt, tým menej formalít je potrebných, no minimum zostáva vždy: čo robíme, v akých lehotách a ako preberáme výsledok.

Preberanie webu podľa technického zadania

Preberanie prebieha podľa zoznamu, ktorý je zapísaný v dokumente. Typický kontrolný zoznam pre web so službami:

• všetky stránky zo štruktúry sú vytvorené, menu a odkazy fungujú;
• formuláre odosielajú dopyty na uvedené adresy aj do CRM, stránka s poďakovaním sa otvára;
• web sa správne zobrazuje na smartfónoch, tabletoch a v odsúhlasených prehliadačoch;
• presmerovania zo starých adries fungujú, stránka 404 vracia kód 404;
• sú nastavené title, description, mapa webu, robots, canonical a mikroznačkovanie;
• je pripojená analytika a ciele, overil sa prenos udalostí;
• fungujú certifikát SSL, zálohovanie a prístupové práva do administrácie;
• zákazník dostal prístupy a návod alebo školenie na úpravu webu.

Typické chyby

• Nejasné formulácie typu urobiť pekne a pohodlne bez kritérií overenia.
• Chýba časť o obsahu: nie je jasné, kto pripravuje texty a fotografie.
• Chýba opis, kam prichádzajú dopyty a čo vidí návštevník po odoslaní formulára.
• SEO požiadavky sa pridávajú po vývoji, keď je štruktúra adries už zafixovaná.
• Chýba opis rolí v administrácii: nie je jasné, čo zamestnanci upravujú samostatne.
• Kopírovanie cudzieho technického zadania bez zohľadnenia špecifík firmy.
• Chýbajú kritériá preberania, preto sa hotový web posudzuje subjektívne.
• Zabúda sa na právne stránky, súhlas s cookies, zálohy a doménu.
• Neobmedzený počet pripomienok bez postupu ich schvaľovania.
• Mobilná verzia je opísaná všeobecne alebo vôbec.

Otázky a odpovede

Kto má písať technické zadanie – zákazník, alebo zhotoviteľ?

Zvyčajne sa zostavuje spoločne. Zákazník opisuje firmu, ciele a materiály a zhotoviteľ pomáha s technickou časťou: štruktúrou, funkciami, integráciami a požiadavkami na SEO a rýchlosť.

Je technické zadanie potrebné pre web na šablóne?

Úplné zvyčajne nie je potrebné. Stačí krátky dokument s briefom, zoznamom stránok, materiálov a integrácií a kritériami preberania.

Aký rozsah technického zadania sa považuje za dostatočný?

Rozsah závisí od zložitosti projektu. Pre web so službami stačí niekoľko strán s jasnými časťami, pre systémy s osobnou zónou alebo zložitými integráciami je dokument výrazne podrobnejší. Orientačný bod: podľa neho môže zhotoviteľ ohodnotiť prácu a zákazník overiť výsledok.

Čo robiť, ak sa požiadavky počas vývoja menia?

Meniť ich opísaným postupom: nová požiadavka sa zafixuje písomne, zhotoviteľ posúdi vplyv na lehoty a cenu, strany zmenu odsúhlasia pred začiatkom prác.

Čo robiť, ak požiadavky ešte nie sú jasné?

Začnite prípravnou etapou: brief, analýza konkurentov, schéma stránok a prototyp. Potom možno projekt rozdeliť na etapy a požiadavky opisovať postupne.

Záver

Technické zadanie na web so službami sa skladá z cieľov, štruktúry, funkcií, požiadaviek na dizajn, obsah, SEO a rýchlosť, ako aj z kritérií preberania a postupu zmien. Čím konkrétnejšie formulácie, tým menej sporov a prerábania. Dokument je vhodné uchovávať v jednej schválenej verzii a aktualizovať ho iba cez odsúhlasené zmeny. LightSEO, digitálna agentúra z Mukačeva, pracuje na základe zmluvy s pevnou cenou a pomôže zostaviť technické zadanie na web. Pre zložitý projekt sa hodí firemný web na kľúč a pre rýchly štart s typickou štruktúrou – web na šablóne.

Prečítajte si aj

• Signály dôvery na webe: čo naozaj funguje
• Mobilná verzia webu: typické chyby mobilného UX
• Formulár dopytu na webe: ako zvýšiť konverziu bez trikov