Bez skladovej evidencie obchod predáva tovar, ktorý nemá, a prichádza o peniaze na zásobách. Rozoberáme SKU, preberanie, rezervácie, inventúru a výber nástroja pre malý biznis.
O nás
Skladové účtovníctvo pre malý internetový obchod sa začína tromi vecami: jedinečnými SKU pre každý produkt, jedným miestom so zásobami a dokladmi, ktoré zaznamenávajú každý pohyb tovaru. Potom pribudnú rezervácie pod objednávky, pravidelná inventúra a synchronizácia zásob s webom. Nástroj sa vyberá podľa počtu produktov a objednávok; na začiatku často stačí tabuľka.
Bez evidencie sa obchod o problémoch dozvie od zákazníkov: objednaný tovar sa na poličke nenašiel, zásoba v karte nesedí so skutočnosťou, peniaze sú zamrznuté v položkách, ktoré sa nepredávajú. Evidencia odpovedá na jednoduché otázky: čo je na sklade, kde to leží, čo sa míňa, čo sa dlho nepohlo.
Tento text je o operatívnej evidencii. Účtovníctvo a daňová evidencia majú vlastné pravidlá, preto doklady a postup ich vyhotovenia konzultujte s účtovníkom a platnými predpismi.
| Ukazovateľ | Čo znamená | Načo slúži |
|---|---|---|
| Fyzická | Tovar, ktorý reálne leží na sklade | Základ pre inventúru |
| Rezervácia | Tovar pridelený objednávkam, ktoré ešte neboli odoslané | Bráni jeho opätovnému predaju |
| Dostupná | Fyzická zásoba mínus rezervácia | Práve toto číslo vidí zákazník na webe |
| Na ceste | Objednané u dodávateľa, ešte neprevzaté | Pomáha plánovať nákupy a termíny |
| Minimálna | Hranica, pod ktorou je potrebné doplnenie | Signál na nákup |
Zákazníkovi na webe sa zobrazuje dostupná zásoba. Ak systém ukazuje fyzickú, riskujete, že jednu jednotku predáte dvakrát.
Na začiatok stačí jedna tabuľka so stĺpcami: SKU, názov, variant, skladové miesto, fyzická zásoba, rezervácia, dostupná zásoba, minimálna zásoba, nákupná cena, dodávateľ, dátum posledného pohybu. Pridajte samostatný hárok pre pohybové doklady: dátum, typ, SKU, množstvo, číslo objednávky alebo dodacieho listu, zodpovedná osoba. Dostupnú zásobu počítajte vzorcom, aby sa nezadávala ručne. Vzorce chráňte pred náhodnou úpravou a obmedzte okruh ľudí, ktorí majú prístup.
Tovar porovnávajte s dodacím listom dodávateľa podľa množstva, SKU a stavu. Nezrovnalosti zaznamenajte hneď, kým sa ešte môžete obrátiť na dodávateľa. Po prevzatí tovar dostane označenie a skladovú adresu.
Rýchlo sa predávajúce položky držte bližšie k zóne kompletizácie, veľké a ťažké produkty dole, krehké osobitne. Tovar s dobou spotreby rozložte tak, aby starší zostával vpredu.
Pri kompletizácii sa znižuje dostupná zásoba, po odoslaní fyzická. Vrátenie spracujte dokladom: po prehliadke sa tovar buď vráti do zásoby, alebo ide do zľavy či odpisu. Ak tento krok vynechávate, zásoby sa rozchádzajú so skutočnosťou.
Čiarové kódy znižujú počet chýb pri preberaní a kompletizácii. Hodia sa, keď je SKU veľa alebo keď sklad vedie viac ľudí. Používajte kód výrobcu, ak existuje, a vlastné štítky pre ostatné produkty. Skener v spojení s programom evidencie overí, či ste vzali presne ten tovar, a okamžite aktualizuje zásoby. Na začiatku s malým sortimentom stačí tlačený kontrolný zoznam a úhľadné označenie políc.
Inventúra porovnáva evidenciu so skutočným stavom. Pre malý obchod sú praktické dve formy.
Keď nájdete nezrovnalosť, hľadajte príčinu: chyba pri preberaní, zámena tovaru, vrátenie bez dokladu, poškodenie alebo strata. Korekciu spracujte samostatným dokladom a opravte proces, aby sa chyba neopakovala.
| Možnosť | Kedy sa hodí | Obmedzenia |
|---|---|---|
| Tabuľka (Excel, Google Tabuľky) | Malý počet SKU, jeden človek na sklade | Ručné zadávanie, riziko chýb, zložitá synchronizácia s webom |
| Evidencia v platforme internetového obchodu | Zásoby sa uchovávajú v produktových kartách | Funkcie závisia od platformy, pohybové doklady môžu byť slabé |
| Samostatný program skladovej evidencie | Veľa SKU, viac zamestnancov, čiarové kódy | Potrebné nastavenie, školenie a integrácia s webom |
| Komplexný systém (ERP alebo CRM s evidenciou) | Viac skladov a predajných kanálov | Zložitejšie zavedenie, vyššie náklady na podporu |
Nástroj vyberajte s ohľadom na najbližší rok prevádzky. Kritériá: počet SKU a objednávok, počet ľudí, potreba čiarových kódov a sériových čísel, integrácie s webom, marketplace a dopravcami. Z tabuľky na program je pohodlnejšie prejsť skôr, než sa chyby stanú každodennými.
Web má zobrazovať to isté, čo vidí sklad. Na to sa zásoby prenášajú automaticky alebo podľa rozvrhu a košík rezervuje tovar na čas objednávania. Ak predávate aj na marketplace, zásoba má byť spoločná pre všetky kanály a aktualizovať sa bez oneskorenia, inak rastie riziko predaja tovaru, ktorý nie je na sklade.
Presné údaje o dostupnosti sú potrebné aj pre reklamu: inzeráty a produktové feedy s neaktuálnymi zásobami vedú k zamietnutiam a zrušeným objednávkam. Preto nastavte pravidelnú aktualizáciu zásob a cien a kontrolujte jej výsledok.
Nie vždy. Na začiatku stačí tabuľka s jasnými pravidlami. Keď pribudne SKU a objednávok, ručné zadávanie spôsobuje chyby a vtedy stojí za to prejsť na program prepojený s webom.
Je to jedinečný interný kód variantu produktu. Veľkosť a farba majú samostatné SKU, preto sa zásoba počíta presne pre každú položku.
Závisí od obratu. Rýchlo sa predávajúce a drahé položky kontrolujte každý týždeň alebo mesiac, úplný prepočet robte pred sezónou alebo po výraznejších výpadkoch.
Nájdite príčinu, spracujte opravný doklad a opravte proces. Bez toho sa rozdiely budú opakovať.
Udržiavajte jediný zdroj zásob, rezervujte tovar pri objednávaní, nastavte automatickú synchronizáciu s webom a pri obľúbených položkách nechávajte malú rezervu.
Skladová evidencia sa začína jednoduchými pravidlami: SKU, pohybové doklady, rozdelenie zásob na fyzickú, rezerváciu a dostupnú, pravidelná kontrola. Keď objemy rastú, nástroj evidencie sa prepojí s webom, aby zákazník videl skutočnú dostupnosť. Zostavte zoznam svojich SKU, určte zodpovedné osoby a naplánujte prvú inventúru. Tím LightSEO z Mukačeva buduje weby a internetové obchody od roku 2015 a môže pomôcť s vývojom a spustením internetového obchodu aj s prípravou presných údajov o dostupnosti pre Google Shopping.
