Fără evidența stocurilor, magazinul vinde produse pe care nu le are și pierde bani pe stocurile care nu se vând. Explicăm codurile de articol, recepția, rezervările, inventarierea și alegerea instrumentului pentru o afacere mică.
Despre noi
Evidența stocurilor într-un magazin online mic începe cu trei lucruri: coduri de articol unice pentru fiecare produs, un singur loc în care se țin stocurile și documente care înregistrează fiecare mișcare a mărfii. Apoi se adaugă rezervările pentru comenzi, inventarierea regulată și sincronizarea stocurilor cu site-ul. Instrumentul se alege după numărul de produse și de comenzi; la început ajunge adesea un tabel.
Fără evidență, magazinul află despre probleme de la cumpărători: produsul comandat nu s-a găsit pe raft, stocul din pagina produsului nu coincide cu cel real, banii sunt blocați în articole care nu se vând. Evidența răspunde la întrebări simple: ce există, unde se află, ce se termină, ce nu s-a mai mișcat de mult.
Acest text este despre evidența operativă. Evidența contabilă și cea fiscală au reguli separate, de aceea verificați documentele și modul lor de întocmire cu contabilul și cu normele în vigoare.
| Indicator | Ce înseamnă | La ce folosește |
|---|---|---|
| Fizic | Marfa care se află efectiv în depozit | Baza pentru inventariere |
| Rezervat | Marfa alocată comenzilor care încă nu au fost expediate | Nu permite vânzarea ei a doua oară |
| Disponibil | Stocul fizic minus cel rezervat | Anume acest număr îl vede cumpărătorul pe site |
| În tranzit | Comandat la furnizor, încă nerecepționat | Ajută la planificarea achizițiilor și a termenelor |
| Minim | Pragul sub care este nevoie de reaprovizionare | Semnal pentru achiziție |
Cumpărătorului de pe site i se arată stocul disponibil. Dacă sistemul arată stocul fizic, riscați să vindeți aceeași unitate de două ori.
La început ajunge un singur tabel cu coloanele: cod de articol, denumire, variantă, loc de depozitare, stoc fizic, rezervat, stoc disponibil, stoc minim, preț de achiziție, furnizor, data ultimei mișcări. Adăugați o foaie separată pentru documentele de mișcare: dată, tip, cod de articol, cantitate, numărul comenzii sau al facturii, responsabil. Calculați stocul disponibil printr-o formulă, ca să nu fie introdus manual. Protejați formulele de editarea accidentală și limitați cercul persoanelor care au acces.
Verificați marfa după factura furnizorului: cantitatea, codurile de articol și starea. Înregistrați diferențele imediat, cât timp mai există posibilitatea de a vă adresa furnizorului. După recepție, marfa primește marcaj și o adresă de depozitare.
Țineți articolele cu vânzare rapidă mai aproape de zona de pregătire a comenzilor, produsele mari și grele – jos, iar cele fragile – separat. Produsele cu termen de valabilitate aranjați-le astfel încât cele mai vechi să rămână în față.
La pregătirea comenzii scade stocul disponibil, iar după expediere – cel fizic. Înregistrați retururile printr-un document: după inspecție, produsul fie revine în stoc, fie merge la vânzare cu reducere sau la casare. Dacă omiteți acest pas, stocurile se îndepărtează de realitate.
Codurile de bare reduc numărul de erori la recepție și la pregătirea comenzilor. Sunt necesare când aveți multe coduri de articol sau când depozitul este gestionat de mai mulți oameni. Folosiți codul producătorului, dacă există, și etichete proprii pentru restul produselor. Scanerul, legat de programul de evidență, verifică dacă a fost luat anume produsul necesar și actualizează imediat stocurile. La început, cu un sortiment mic, ajung o listă de verificare tipărită și un marcaj îngrijit al rafturilor.
Inventarierea compară evidența cu stocul existent efectiv. Pentru un magazin mic sunt practice două forme.
Când găsiți o diferență, căutați cauza: eroare la recepție, articole încurcate, retur fără document, deteriorare sau pierdere. Înregistrați corecția printr-un document separat și corectați procesul, ca eroarea să nu se repete.
| Varianta | Când se potrivește | Limitări |
|---|---|---|
| Tabel (Excel, Google Sheets) | Un număr mic de coduri de articol, o singură persoană în depozit | Introducere manuală, risc de erori, sincronizare complicată cu site-ul |
| Evidența în platforma magazinului online | Stocurile se păstrează în paginile produselor | Funcțiile depind de platformă, documentele de mișcare pot fi slabe |
| Program separat de evidență a stocurilor | Multe coduri de articol, mai mulți angajați, coduri de bare | Necesită configurare, instruire și integrare cu site-ul |
| Sistem complex (ERP sau CRM cu evidența stocurilor) | Mai multe depozite și canale de vânzare | Implementare mai complicată, costuri de mentenanță mai mari |
Alegeți instrumentul gândindu-vă la următorul an de activitate. Criterii: numărul de coduri de articol și de comenzi, numărul de oameni, nevoia de coduri de bare și numere de serie, integrările cu site-ul, cu marketplace-urile și cu serviciile de livrare. Trecerea de la tabel la un program este mai comodă înainte ca erorile să devină zilnice.
Site-ul trebuie să arate același lucru pe care îl vede depozitul. Pentru aceasta, stocurile se transmit automat sau după un program, iar coșul rezervă produsul pe durata plasării comenzii. Dacă vindeți și pe marketplace-uri, stocul trebuie să fie comun pentru toate canalele și să se actualizeze fără întârzieri, altfel crește riscul de a vinde ceea ce nu aveți.
Datele exacte despre disponibilitate sunt necesare și pentru publicitate: anunțurile și feed-urile de produse cu stocuri neactualizate duc la respingeri și la comenzi refuzate. De aceea configurați actualizarea regulată a stocurilor și a prețurilor și verificați rezultatul ei.
Nu întotdeauna. La început ajunge un tabel cu reguli clare. Când codurile de articol și comenzile se înmulțesc, introducerea manuală produce erori, și atunci merită să treceți la un program legat de site.
Este codul intern unic al unei variante de produs. Mărimea și culoarea au coduri de articol separate, de aceea stocul se calculează exact pentru fiecare articol.
Depinde de rulaj. Articolele rapide și cele scumpe verificați-le în fiecare săptămână sau lună, iar renumărarea completă faceți-o înainte de sezon sau după perturbări vizibile.
Găsiți cauza, întocmiți un document de corecție și corectați procesul. Fără aceasta, diferențele se vor repeta.
Țineți o singură sursă a stocurilor, rezervați produsul în timpul plasării comenzii, configurați sincronizarea automată cu site-ul și lăsați o mică rezervă pentru articolele populare.
Evidența stocurilor începe cu reguli simple: coduri de articol, documente de mișcare, împărțirea stocurilor în fizic, rezervat și disponibil, verificare regulată. Când volumele cresc, instrumentul de evidență se conectează la site, ca să vadă cumpărătorul disponibilitatea reală. Faceți lista codurilor dumneavoastră de articol, stabiliți responsabilii și planificați prima inventariere. Echipa LightSEO din Mukachevo creează site-uri și magazine online din 2015 și vă poate ajuta cu dezvoltarea și lansarea magazinului online și cu pregătirea datelor exacte despre disponibilitate pentru Google Shopping.
