Deficitul de numerar apare când banii intră mai târziu decât trebuie făcute plățile, chiar dacă afacerea este profitabilă. Analizăm cauzele, prognoza fluxului de numerar, un exemplu și modalitățile de a-l evita.
Despre noi
Deficitul de numerar (cash gap) este situația în care, la momentul necesar, în cont nu sunt destui bani pentru plățile obligatorii, deși pe hârtie afacerea poate fi profitabilă. Cauza este decalajul în timp dintre încasări și cheltuieli: plata în avans către furnizori, amânările de plată acordate clienților, întârzierile transferurilor, vârfurile sezoniere. El se evită cu ajutorul prognozei fluxului de numerar, al rezervei și al gestionării termenelor de plată.
Profitul arată diferența dintre venituri și cheltuieli pe o perioadă, după regulile contabile. Banii din cont arată câte mijloace aveți acum. Aceste două cifre diferă atunci când vânzarea a avut deja loc, dar plata încă nu a sosit, sau când banii au fost cheltuiți pe marfa care stă în depozit.
Un exemplu convențional. Magazinul cumpără un lot de marfă de 130 000 de lei și într-o lună vinde jumătate. În raportul de profit se văd încasările și costul mărfii vândute, de aceea afacerea pare profitabilă. În cont, în același timp, lipsesc bani: jumătate din achiziție stă în depozit, iar salariile, chiria și impozitele trebuie plătite la zilele stabilite. Tocmai acest interval se numește deficit de numerar.
Pierderea înseamnă că cheltuielile perioadei depășesc veniturile. Deficitul de numerar este posibil și într-o afacere fără pierderi, și într-una care crește rapid.
În afacerile de servicii și în agenții, deficitul este legat de obicei de creanțe: clientul a semnat actul de predare-primire, dar plata vine după câteva săptămâni, în timp ce salariile, contractorii și impozitele se plătesc la timp. Un risc suplimentar este un singur client mare, a cărui întârziere influențează imediat întreaga structură a plăților.
Prognoza fluxului de numerar (calendarul de plăți) arată soldul din cont pentru fiecare dată viitoare. Formula este simplă: soldul la sfârșitul perioadei este egal cu soldul de la început plus încasările minus plățile. Pentru o afacere mică ajunge un tabel pe săptămâni pentru două-trei luni.
Exemplul convențional arată cum totalul lunii ascunde deficitul din interiorul ei.
| Săptămâna | Sold la început, lei | Încasări, lei | Plăți, lei | Sold la sfârșit, lei |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 32 000 | 24 000 | 20 000 | 36 000 |
| 2 (achiziția unui lot) | 36 000 | 22 000 | 64 000 | minus 6 000 |
| 3 | minus 6 000 | 28 000 | 16 000 | 6 000 |
| 4 (salarii și impozite) | 6 000 | 48 000 | 38 000 | 16 000 |
La sfârșitul lunii în cont sunt 16 000 de lei, iar afacerea pare în regulă. Prognoza pe săptămâni arată că în a doua săptămână lipsesc 6 000 de lei pentru achiziție și pentru plățile curente. Acest deficit se vede din timp, așa că rămâne timp să negociați o amânare sau să mutați o parte din achiziție.
Este util să calculați câți bani sunt înghețați în stocuri: valoarea totală de achiziție a produselor care stau în depozit mai mult decât ciclul obișnuit de vânzare. Această sumă poate fi recuperată parțial prin lichidare de stoc, prin schimb cu furnizorul sau prin seturi cu pozițiile care se vând repede.
Overdraftul, linia de credit, factoringul și leasingul pot acoperi un interval temporar. Condițiile, dobânzile și cerințele se schimbă, de aceea costul total se calculează înainte de semnarea contractului și se consultă un specialist financiar. Împrumutul ajută în cazul unui deficit care are un sfârșit clar și nu rezolvă problema atunci când cheltuielile depășesc constant încasările.
Deficitul rareori apare pe neașteptate. De obicei îl preced semne vizibile, care merită urmărite în fiecare săptămână.
Două-trei astfel de semne simultan sunt suficiente pentru a revizui prognoza și achizițiile planificate.
Rezerva de bani dă timp de reacție atunci când încasările întârzie. Mărimea ei depinde de nișă, de sezonalitate și de structura cheltuielilor; adesea se măsoară în câteva luni de cheltuieli obligatorii și se formează treptat. Pe lângă rezervă, funcționează câteva reguli simple.
Achizițiile și publicitatea merită planificate ținând cont de economia unitară (vedeți Economia unitară a magazinului online pe înțelesul tuturor: ce și cum să calculați): ea arată câți bani întoarce fiecare comandă și ajută la evaluarea vitezei de rotație.
Pierderea înseamnă că cheltuielile perioadei depășesc veniturile. Deficitul de numerar înseamnă că la o anumită dată lipsesc bani pentru plăți, iar el este posibil chiar și într-o afacere profitabilă.
În fiecare săptămână; în perioadele instabile sau sezoniere – mai des. Compararea regulată a prognozei cu realitatea îi crește treptat precizia.
Da. Creșterea cere capital de lucru: achiziții mai mari, buget de publicitate, depozit și echipă. Banii se întorc cu întârziere, de aceea creșterea rapidă fără prognoză creează adesea un deficit.
Un credit pe termen scurt sau un overdraft acoperă un interval temporar, când se știe de unde vor veni banii. Pentru un deficit permanent se schimbă cheltuielile, prețurile, sortimentul sau termenele de plată. Costul total al creditului se calculează din timp.
Prognoza o ține proprietarul împreună cu contabilul sau cu specialistul financiar. Proprietarul cunoaște planurile de achiziții și de publicitate, contabilul cunoaște datele impozitelor și ale plăților. Principiile generale din acest material merită verificate în raport cu regulile în vigoare și cu condițiile de finanțare.
Deficitul de numerar apare din cauza decalajului în timp dintre încasări și plăți, de aceea și o afacere profitabilă îl poate resimți. Protecția o asigură prognoza săptămânală a fluxului de numerar, rezerva, controlul stocurilor și înțelegerile privind termenele cu furnizorii și clienții. Primele semne ale deficitului se văd în prognoză cu câteva săptămâni înainte, așa că există timp pentru decizii. LightSEO, agenția digitală din Mukachevo, vă va ajuta să planificați marketingul în limitele bugetului: publicitatea Google Ads se configurează pentru rentabilitatea vizată, iar promovarea SEO a magazinelor online mărește traficul organic fără plată pentru fiecare clic.
